歐洲國(guó)際展覽服務(wù)公司北京辦事處介紹，德國(guó)的國(guó)際博覽會(huì)形式多樣，五彩繽紛，有些是綜合型大型博覽會(huì)，如每年春季舉行的漢諾威工業(yè)博覽會(huì);但更多的是專(zhuān)業(yè)性瞻會(huì)，地區(qū)間也有所側(cè)重，如法蘭克福的博覽會(huì)側(cè)重消費(fèi)品。
科隆側(cè)重家用品、木工、五金等;柏林博覽會(huì)舉辦的農(nóng)業(yè)型博覽會(huì)“綠周”、國(guó)際旅游博覽、越洋進(jìn)口博覽和國(guó)際通訊展是世界著名的;慕尼黑側(cè)重建材。在這些舉世聞名的博覽會(huì)上，都有來(lái)自中國(guó)的商家參展。
根據(jù)公司的出口目標(biāo)，選擇適宜的展會(huì)是成功的前提。彭剛先生說(shuō)，“選擇展覽會(huì)應(yīng)當(dāng)像尋求產(chǎn)品目標(biāo)市場(chǎng)那樣慎重。我們公司主營(yíng)電子儀表出口。參加的科隆電子展算是很專(zhuān)業(yè)很對(duì)口?？紤]到公司小，只租了3X3M的展位。但資料和樣品可沒(méi)少帶。布展也用了些心思。”
因此，事前盡可能地了解展覽會(huì)的資料，是作出正確抉擇的可靠保證。有關(guān)博覽會(huì)的資料可向各主辦機(jī)構(gòu)或各國(guó)工商會(huì)索取，行業(yè)雜志和因特網(wǎng)上也有詳細(xì)的介紹。國(guó)內(nèi)相關(guān)的行業(yè)商會(huì)或你的大客戶一般也能提供本行業(yè)內(nèi)有世界影響的專(zhuān)業(yè)展覽會(huì)的情況。
二、計(jì)劃：提前一年做好準(zhǔn)備。
歐洲國(guó)際展覽服務(wù)公司根據(jù)多年的組展經(jīng)驗(yàn)提醒中國(guó)參展廠商，德國(guó)商家的計(jì)劃性是世界聞名的，一切計(jì)劃要在一年前做好。這位發(fā)言人說(shuō)：“中國(guó)的參展團(tuán)一般計(jì)劃做得較遲，再加上其它種種原因，參展消息到達(dá)對(duì)方時(shí)，已嫌太晚?！?
三、展品：適宜可銷(xiāo)。
“確定適宜可銷(xiāo)的產(chǎn)品組合”是參展取得成功的重要步驟。據(jù)科隆家電展覽中心的統(tǒng)計(jì)，到德國(guó)觀展的客商72%尋求新產(chǎn)品，所以不要展示過(guò)時(shí)產(chǎn)品。為了確保產(chǎn)品“適宜可銷(xiāo)”，參展前的市場(chǎng)調(diào)查非常重要。
據(jù)深圳某集團(tuán)公司所屬一家鞋廠總經(jīng)理魏先生介紹，該公司在赴徳參展前，曾查閱了很多有關(guān)德國(guó)和歐洲其它國(guó)家對(duì)鞋類(lèi)產(chǎn)品的需求情況的資料，了解他們的消費(fèi)水平和消費(fèi)習(xí)慣以及氣候，地形因素。他說(shuō)：“我們還參考了鞋類(lèi)雜志上歐洲鞋款的最新設(shè)計(jì)，并根據(jù)我們?cè)袣W洲客人對(duì)鞋的需求品種，在材料、款式、顏色、楦型上有針對(duì)性地制作了200多種款式。效果很好，第一次參加德國(guó)的交易會(huì)，我們便簽下了80多萬(wàn)雙的合同。現(xiàn)在，德國(guó)已成為我公司主要的外銷(xiāo)市場(chǎng)之一?！?
四、資料：企業(yè)和產(chǎn)品形象。
中國(guó)赴德參展的企業(yè)中，普遍存在資料準(zhǔn)備不足的問(wèn)題。歐洲國(guó)際展覽服務(wù)公司北京辦事處介紹說(shuō)：一些廠家對(duì)產(chǎn)品的介紹只有三言?xún)烧Z(yǔ)，并且不配外文翻譯，把整理資料的工作推給組織方，組織方再把翻譯的工作推給外方公司的北京辦事處。
這樣一來(lái)，“首先是耽誤了時(shí)間，再就是，外方辦事處的翻譯人員不是各個(gè)專(zhuān)業(yè)都精通，難免在翻譯的過(guò)程中不能完全表達(dá)廠家的意圖?！绷硗?，中方廠家多不重視介紹材料的紙張，給人以及其不正規(guī)的印象。因此，該展覽服務(wù)公司專(zhuān)家建議，所有資料應(yīng)該準(zhǔn)備中、英、徳三種文字版本，外文文字沒(méi)有錯(cuò)漏，中文如能用繁體字印制最好，這樣會(huì)方便來(lái)自港臺(tái)的客戶。
宣傳材料的紙張、印刷應(yīng)該力求精美，版式設(shè)計(jì)方便閱讀，圖片盡量完善、清晰。她說(shuō)：“這些資料是給客戶的第一印象。參加一個(gè)大型的國(guó)際專(zhuān)業(yè)展覽會(huì)，展覽的資料、宣傳策劃反映出一個(gè)企業(yè)的綜合素質(zhì)?！倍?，一定要準(zhǔn)備充足的名片。參展人員名片應(yīng)以中英文印制，數(shù)量以每日50-100張準(zhǔn)備。
五、布展：強(qiáng)化形象設(shè)計(jì)。
在展位的設(shè)計(jì)和裝修方面，赴德參展的中國(guó)企業(yè)需要調(diào)整一貫以產(chǎn)品代替展品的做法，改變產(chǎn)品堆砌的展出方式，加強(qiáng)公司的形象設(shè)計(jì)。
據(jù)中商網(wǎng)展覽信息部的專(zhuān)家介紹，展品本身并不能說(shuō)明全部情況、顯示全部特征，需要適當(dāng)?shù)膱D表、資料、照片、模型、道具、模特或講解員等真人實(shí)物，借助裝飾、布景、照明、視聽(tīng)設(shè)備、信息技術(shù)等手段，加以說(shuō)明、強(qiáng)調(diào)和渲染。比如，要展出的產(chǎn)品是服裝或背包，就要考慮到用模特展示，或事先與展覽組織者聯(lián)系安排專(zhuān)場(chǎng)表演，引起參展買(mǎi)家的興趣。歐洲國(guó)際展覽服務(wù)公司的劉小姐補(bǔ)充說(shuō)，“國(guó)外大公司的展位一般都花費(fèi)幾萬(wàn)美金甚至更多進(jìn)行裝修，配上錄像機(jī)、大屏幕投影機(jī)、電腦、鮮花、綠色植物和小禮品，顯得氣派、莊重、溫馨，給參觀者留下深刻印象。”
六、目標(biāo)客戶：事先約定。
向公司現(xiàn)有客戶郵寄邀請(qǐng)信，同重要的客戶約定見(jiàn)面時(shí)間，以加強(qiáng)業(yè)務(wù)聯(lián)系。中國(guó)商品市場(chǎng)信息網(wǎng)中國(guó)展覽信息部專(zhuān)業(yè)人士介紹，中國(guó)出口商應(yīng)在展前有意識(shí)地邀請(qǐng)目標(biāo)客戶參觀自己在德國(guó)展會(huì)的展位，從而避免了展覽會(huì)上自己的站臺(tái)門(mén)庭冷落的情況，給目標(biāo)買(mǎi)家留下較深的印象。
歐洲國(guó)際展覽服務(wù)公司還建議，可以通過(guò)接待中國(guó)團(tuán)組的德方接待機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)與有關(guān)買(mǎi)家取得聯(lián)系，并預(yù)訂在展覽會(huì)上的會(huì)談日期?！斑@樣，交易的成功率較高?！?
七、提前宣傳：提高知名度。
在展覽會(huì)刊及相關(guān)雜志上刊登廣告可以提高參展產(chǎn)品的知名度。深圳堯科進(jìn)出口公司的經(jīng)驗(yàn)是：事先在德國(guó)當(dāng)?shù)厥袌?chǎng)宣傳自己的產(chǎn)品是很好的展前準(zhǔn)備，可以通過(guò)德國(guó)媒體、也可以通過(guò)當(dāng)?shù)孛俗鲂蜗蟠匀?，或在城市主要位置設(shè)立廣告牌，在德國(guó)消費(fèi)者的心目中創(chuàng)出品牌?！斑@樣，產(chǎn)品參展時(shí)，才能引起觀展商的注意。”
